3 шага к более эффективным и полезным совещаниямНа скольких совещаниях, не имевших конкретной повестки дня и начавшихся и закончившихся с опозданием, вы побывали на прошлой неделе? Как часто вы посещаете собрания, даже не представляя, зачем вы там нужны? Результатом какого числа встреч стали новые идеи и по-настоящему актуальные решения? Собрания – это инвестиция, и данные шаги покажут разницу между полной потерей времени и сил и ценным ресурсом.
Ежедневно проходит около 11 миллионов бизнес-совещаний, и ясно одно: собрания — это опора бизнес-культуры. При правильном проведении они вдохновляют и стимулируют появление новаторских идей, а также ведут к повышению командных показателей и росту итогов работы. А в случае своей неэффективности и бесполезности – беспокоят нас: мы понимаем, что драгоценное время, проведенное вместе, было потрачено нерационально и безрезультатно.
Слишком большое число собраний проваливает попытку хоть как-то окупить вложенные время и энергию. К тому же, они подрывают нашу производительность. Наша перенасыщенная совещаниями культура вынуждает людей завершать работу в самое неудобное время — рано утром или поздно вечером. А это влияет на здоровье, мотивацию и баланс труда и личной жизни.
Пора что-то менять. Самое время провести революцию в сфере собраний.
Начните перемены, ставя под сомнение значение каждого посещаемого совещания, готовясь к ним и убеждаясь, что на обсуждение приглашены нужные и только нужные люди.
Сомневайтесь в ценности каждого посещаемого вами собранияВместо того, чтобы автоматически идти на очередную встречу, остановитесь и обдумайте, окупятся ли ваши инвестиции. Спросите себя:
Помните, каждый раз говоря чему-то «да», вы отказываетесь от чего-то другого.
Успех и эффективность собрания зависят от вашего планированияВо время подготовки к следующему совещанию задайте себе такие вопросы:
Используйте ответы на эти вопросы в качестве руководства по планированию и подготовке следующей встречи.
Приглашайте нужных и только нужных людейСуществует 4 типа участников совещания: руководитель, советник, эксперт и исполнитель. Исходя из этих данных, начинайте обдумывать, кого следует пригласить на встречу.
На идеальном собрании находятся представители каждого из этих типов. Разумеется, один человек может сочетать в себе множество ролей, однако, иногда требуется присутствие не одного, а нескольких людей, равных по положению. К примеру, для претворения в жизнь сложного проекта, обсуждаемого на встрече, может понадобиться трое исполнителей.
Чтобы определить, кто же на самом деле должен присутствовать на собрании, спросите себя:
Если на собрании нет нужных людей, ничего не получится, а время всех участников будет потрачено впустую. Приглашайте нужных и только нужных сотрудников!
Для старта революции в области совещаний не нужен руководитель. Ее может запустить любой человек, решивший сделать что-то иначе, а затем объяснивший своим коллегам и соратникам по команде, почему необходим иной подход.
37% времени работники проводят на совещаниях. Поэтому, решив возглавить революцию в сфере собраний, вы не только гарантируете, что инвестиции в виде времени и сил значительно и заметно окупятся, но и даете своей команде возможность выполнять ту способствующую росту бизнеса работу, с которой она хорошо справляется, и для которой сотрудники и были наняты.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult.
Источник: Megamozg.ru
|